1. VERANTWORTLICHER
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren ist:
KlimaInvest Green Concepts GmbH
Amerigo-Vespucci-Platz 2
20457 Hamburg, Deutschland
2. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens, insbesondere zur:
- Prüfung Ihrer Bewerbung und Qualifikation,
- Kommunikation mit Ihnen (Terminierung, Rückfragen, Zu-/Absagen),
- Organisation und Dokumentation des Auswahlprozesses,
- ggf. Vorbereitung und Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses.
Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) – soweit die Verarbeitung zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) – effiziente Bewerberverwaltung, IT-Sicherheit, interne Administration, Nachweisführung/Dokumentation und Abwehr bzw. Geltendmachung von Rechtsansprüchen.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) – Einhaltung gesetzlicher Pflichten, u. A. Aufbewahrungspflichten.
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) – z.B. bei Aufnahme in einen Talentpool / längere Aufbewahrung / Weitergabe an andere Stellen im Konzern (nur mit Ihrer Einwilligung).
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO)
Sofern Sie uns ausnahmsweise besondere Daten (z.B. Gesundheitsdaten, Schwerbehindertenstatus) mitteilen oder dies für bestimmte Rechte/Pflichten erforderlich ist, verarbeiten wir diese nur, wenn eine gesetzliche Grundlage vorliegt, insbesondere Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO (Arbeitsrecht/Sozialschutz) oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung), ggf. auch Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO (Rechtsansprüche).
3. Kategorien personenbezogener Daten:
Wir verarbeiten insbesondere:
- Stammdaten/Kontaktdaten (Name, Adresse, E-Mail, Telefon),
- Bewerbungs- und Profildaten (Lebenslauf, Anschreiben, Qualifikationen, Zeugnisse, Gehaltsvorstellungen, Verfügbarkeit),
- Kommunikationsdaten (E-Mails, Gesprächsnotizen, Terminabsprachen),
- ggf. weitere von Ihnen freiwillig bereitgestellte Informationen (Portfolio, Links, Referenzen).
4. Quellen der Daten
Grundsätzlich verarbeiten wir ausschließlich Daten, die Sie uns selbst zur Verfügung stellen.
5. Empfänger / Kategorien von Empfängern
Intern erhalten nur diejenigen Personen Zugriff, die am Bewerbungsverfahren beteiligt sind. Dies sind Mitarbeitende des Personalbereichs, Mitglieder der Geschäftsführung, Führungskräfte und einzelne am Verfahren beteiligte Mitarbeitende.
Für die Abwicklung von Bewerbungen setzen wir das Bewerbungsmanagementsystem „Factorial HR“ ein. Der Dienst wird durch EVERYDAY SOFTWARE, S.L. mit Sitz in Barcelona, Spanien, erbracht. Mit Factorial besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Factorial verarbeitet personenbezogene Daten dabei als Auftragsverarbeiter, wir als Verantwortlicher. Factorial kann zur Leistungserbringung Unterauftragsverarbeiter einsetzen (z.B. Hosting/Support); diese sind im Rahmen der Vereinbarung geregelt.
Weitere Empfänger können sein:
- IT-Dienstleister (Betrieb/Support),
- Rechtsberater/Wirtschaftsprüfer (falls erforderlich),
- Behörden/Gerichte, soweit wir dazu verpflichtet sind oder dies zur Rechtsdurchsetzung erforderlich ist.
6. Übermittlung in Drittländer
Soweit im Rahmen von Factorial oder eingesetzten Unterauftragsverarbeitern Daten in Länder außerhalb des EWR übermittelt werden, erfolgt dies nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO (z.B. Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln). Factorial beschreibt in seiner DPA-Regelung, dass es bevorzugt Anbieter im EWR einsetzt und andernfalls geeignete Transfermechanismen nach DSGVO verwendet.
7. Speicherdauer / Löschung
Wir speichern Ihre Daten grundsätzlich nur so lange, wie es für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist.
- Bei erfolgreicher Bewerbung: Überführung in die Personalakte/HR-Systeme; dann gelten die dortigen Aufbewahrungsfristen.
- Bei Ablehnung: Löschung nach Abschluss des Verfahrens, spätestens 6 Monate nach Bewerbungseingang, sofern keine längere Speicherung zur Abwehr/Geltendmachung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
- Talentpool (optional, nur mit Einwilligung): Speicherung für maximal 12 Monate oder bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.
8. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben – unter den gesetzlichen Voraussetzungen – folgende Rechte:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
- Löschung (Art. 17 DSGVO),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO).
Widerspruch (Art. 21 DSGVO):
Wenn wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.
Widerruf von Einwilligungen:
Eine erteilte Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an:
9. Beschwerderecht bei der ausichtsbehörde
Sie haben gem. Art. 77 DSGVO außerdem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für unser Unternehmen ist:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22
20459 Hamburg
10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die Daten, die für das Bewerbungsverfahren erforderlich sind, können wir Ihre Bewerbung jedoch ggf. nicht oder nicht vollständig berücksichtigen.
11. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.